Checkliste für Büroumzüge + Leitfaden für Unternehmensumzüge in Bern

Wenn Sie einen Umzug in die Zentrale oder einen anderen Geschäftsumzug planen, sind Sie möglicherweise überfordert. Der Umzug Ihres Unternehmens erfordert eine spezielle Planung. Sie müssen Ihr gesamtes Unternehmen an einen neuen Standort verlegen, einschließlich Ihrer Mitarbeiter, Büromöbel, Maschinen und Elektronik. Wenn Sie Ihren Büroumzug im Voraus planen und organisieren, wird er viel reibungsloser.

Mithilfe unserer ultimativen Checkliste für Umzüge im Büro und unseres Umzugsleitfadens können Sie sicherstellen, dass Ihr Geschäft reibungslos verläuft – und dass Ihre Möbel und Geräte aus einem Stück bestehen. !

Sechs Monate bevor Ihr Büro umzieht

Ungefähr sechs Monate bevor Sie planen, Ihr Büro zu verlegen, ist es Zeit, eine logistische Planung durchzuführen. Es ist noch nicht an der Zeit, Gegenstände zu packen oder an einen neuen Ort zu bringen, aber es ist Zeit sicherzustellen, dass Sie einen guten Plan und ein Umzugsteam für Ihren Büroumzug haben.

Bestimmen Sie die Reichweite

Bestimmen Sie den Umfang des Büroumzugs, bevor Sie Ihren Umzugsplan erstellen oder sogar ein Umzugsdatum festlegen. Dies hilft Ihnen, den Umzug als Ganzes zu sehen und sich für ein Umzugsbudget zu entscheiden.

Hier sind einige Fragen, die Sie sich möglicherweise stellen, um eine bessere Vorstellung vom Umfang Ihres Umzugs zu erhalten:

Ziehen Sie Ihr gesamtes Unternehmen an einen neuen Standort?

Verlegen Sie nur einen Teil Ihres Geschäfts an den neuen Standort?

Wie groß sind die neuen Büroflächen im Vergleich zu Ihrem aktuellen Standort?

Verkleinern Sie und müssen bestimmte Dinge loswerden oder einige Renovierungsarbeiten durchführen und benötigen neue Büromöbel?

Haben Sie schwere Maschinen, für deren Bewegung möglicherweise spezielle Geräte erforderlich sind?

Erstellen Sie eine Office-Umzugsinventarliste

Eine Master-Inventarliste sorgt dafür, dass Sie alles im alten Büro vergessen! Erstellen Sie eine Tabelle mit einer Liste aller Artikel, Möbel und Geräte für Ihr Geschäftsbüro. Sie können diese Tabelle mit weiteren Details aktualisieren, wenn Sie festlegen, welche Elemente verschoben werden und wohin sie im neuen Bereich verschoben werden sollen.

Überprüfen Sie den aktuellen gewerblichen Mietvertrag

Müssen Sie auf eine Anzahlung verzichten oder zusätzliche Gebühren zahlen, wenn Sie Ihren Mietvertrag kündigen? Sind Sie dafür verantwortlich, den Raum vor Ihrer Abreise zu reinigen? Sind Sie für geringfügige Sachschäden wie Farbspäne oder andere Gegenstände verantwortlich, die während Ihres Umzugs auftreten können? Wie viel Kündigung sollten Sie Ihrem Vermieter geben, wenn Sie vor Ablauf Ihres Mietvertrags ausziehen?

Erstellen Sie ein Budget für Ihren nächsten Schritt

Wenn Sie frühzeitig ein Budget für die Planung Ihres Büroumzugs erstellen, können Sie Ihre Entscheidungen leiten und den Überblick behalten. Ja, Sie benötigen möglicherweise professionelle Umzugsunternehmen, um Büromöbel und -geräte zu verpacken, aber möglicherweise können Ihre Mitarbeiter die Verpackung und Kennzeichnung ihrer Arbeitsbereiche übernehmen.

Erstellen Sie ein Office-Umzugsteam und weisen Sie Rollen zu

Die Größe Ihres Büroumzugsteams hängt wahrscheinlich von der Größe Ihres Unternehmens ab. Bestimmen Sie, wer Ihnen bei der Planung des bevorstehenden Umzugs Ihres Unternehmens helfen wird und wer nicht, und weisen Sie Rollen zu. Wer sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter ihre Büromaterialien richtig verpacken? Wer ist für die Übertragung von gewerblichen Versorgungsunternehmen verantwortlich?

Vergleichen Sie Angebote von Umzugsunternehmen

Sobald Sie den Umfang Ihres Umzugs kennen, finden Sie vertrauenswürdige Umzugsunternehmen, die die von Ihnen benötigten Umzugsdienste anbieten. Wenn Ihr Budget nicht flexibel oder klein ist, ziehen Sie ein Umzugsunternehmen in Betracht, das pauschale Umzugsraten anbietet, die sich am Umzugstag nicht erhöhen. Hüten Sie sich vor niedrigen Ballangeboten; Wenn ein Umzugsunternehmensangebot zu gut klingt, um wahr zu sein, ist es es wahrscheinlich.

Erstellen Sie einen IT-Koordinierungsplan

Egal, ob Sie ein digitales oder technisches Unternehmen sind, das täglich Computer verwendet, oder in einem eher industriellen Unternehmen, Sie benötigen einen IT-Plan. Haben Sie Projektfristen, die von dem Umzug betroffen sein könnten? Wie lange dauert die Sicherung der Server und Systeme? Wie lange dauert es, bis die neuen Systeme am neuen Standort betriebsbereit sind?

Drei bis fünf Monate vor dem Umzug Ihres Büros

Legen Sie ein Verschiebungsdatum fest

Sobald alle Details festgelegt sind und Sie sicher sind, wo sich Ihr neues Büro befindet, reservieren Sie bei Ihrem Umzugsunternehmen und speichern Sie das Datum!

Erstellen Sie einen Umzugsplan und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu

Ihr Büroumzugsteam muss alle Maßnahmen aufschreiben, die ergriffen werden müssen, um diesen Umzug zu ermöglichen. Jede Aufgabe sollte eine Frist haben und dann einem Mitglied Ihres Umzugsteams zugewiesen werden.

Benachrichtigen Sie die Mitarbeiter über den Umzug

Obwohl Sie nicht alle Details benötigen, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wann Sie umziehen, und legen Sie ihre Erwartungen für das bevorstehende Umzugserlebnis fest.

Erstellen Sie ein Inventar von Partnern, Lieferanten und Lieferanten

Bestimmen Sie, welche Dienstleister und Lieferanten Ihr Unternehmen zum neuen Standort begleiten und für welche Dienstleistungen Sie möglicherweise neue Lieferanten finden müssen. Informieren Sie Ihre Lieferanten und Partner über Ihren bevorstehenden Umzug und legen Sie die Überweisungs- / Stornierungsdaten fest.

Stellen Sie einen Innenarchitekten ein

Wenn Sie überlegen, eine Designfirma zu beauftragen, damit Ihre neuen Gewerbeflächen gut aussehen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür. Sie verwenden Ihren Grundriss, damit Sie Ihren neuen Raum optimal nutzen können.

Bestellen Sie neue oder spezielle Möbel

Kaufen Sie neue Möbel für Ihren neuen Bürostandort, deren Herstellung einige Zeit in Anspruch nehmen kann? Das Letzte, was Sie tun müssen, ist, in Ihren neuen Raum zu ziehen, ohne Möbel, um ihn zu füllen!

Zwei Monate vor dem Umzug Ihres Unternehmens

Finalisieren Sie den Grundriss

Ihr Master-Grundriss ist für Ihre Mitarbeiter, Innenarchitekten und Umzugsunternehmen von Nutzen. Es sollte angeben, wohin jedes Möbelstück oder Gerät gehen soll. Der Arbeitsbereich jedes Mitarbeiters sollte in Ihrem Grundriss dargestellt werden.

Aktualisieren Sie Geschäftskorrespondenzdokumente

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Adresse zu ändern und das von Ihrem Unternehmen verwendete Material wie Briefkopf, Visitenkarten usw. erneut zu drucken.

Bestätigen Sie den Zugangsplan zu den Einrichtungen

Müssen Sie für Ihren aktuellen Standort vor Ihrer Abreise Schlüssel oder Parkausweise abholen? Müssen Sie neue Schlüssel oder Materialien übergeben, um Zugang zu den neuen Einrichtungen zu erhalten?

Beginnen Sie mit dem Kopieren / Speichern von Papierdokumenten

Obwohl digitale Dokumente auf externen Laufwerken oder online gespeichert werden können, benötigen Sie beim Verschieben der Papierdateien Ihres Unternehmens einen Dokumentübertragungsplan. Ist jemand für den persönlichen Transport wichtiger Dokumente verantwortlich? Wenn Sie vorhaben, sie in einen fahrenden LKW zu legen, haben Sie Kopien, falls sie zerstört werden?

Verteilen Sie Informationen über den Reiseprozess an die Mitarbeiter

Stellen Sie sicher, dass Sie den Umzugsplan Ihrer Mitarbeiter detailliert beschreiben, damit diese wissen, was sie erwartet und wo sie helfen können. Geben Sie Daten und Fristen an, damit sie wissen, was und wann zu packen ist.

Stoppen Sie lokale Dienste

Sie möchten nicht mehr für lokale Dienstleistungen an einem Ort bezahlen, an dem Sie nicht mehr sind. Wenden Sie sich unbedingt an Ihren Partner und Ihre Lieferanten, um festzustellen, welche Services storniert werden müssen.

Belegzertifikate und andere Genehmigungen bestätigen

Wenn Sie in einen neu errichteten Raum umziehen, stellen Sie sicher, dass Sie über alle erforderlichen Genehmigungen und Zertifikate verfügen, um Ihr Unternehmen an Ihrem neuen Standort zu betreiben.

Sammle Umzugskartons und Verpackungsmaterial

Unterwegs scheint es nie genug Verpackungsmaterial zu geben! Wenn Sie anfangen, das Nötigste zu verpacken, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass Sie alle Umzugskartons, Packpapier, Klebeband und Luftpolsterfolie haben, die Sie benötigen.

Säubere und lösche das Büro

Packen Sie keine Gegenstände ein, die nicht in das neue Büro passen. Stellen Sie einige Monate vor dem Umzug Ihres Büros sicher, dass Sie alles loswerden, was Ihr Unternehmen nicht mehr benötigt.

Erstellen Sie eine Adressänderungsliste

Es ist möglicherweise nicht an der Zeit, Ihre Adresse zu ändern. Wenn Sie jedoch eine Liste der Stellen erstellen, an denen Sie zuerst Ihre Arbeitsadresse ändern müssen, können Sie sicherstellen, dass Sie keine vergessen!

Einen Monat vor dem Umzug

Nach dem Umzug reinigen lassen

Lassen Sie Ihren Schreibtisch nicht unordentlich, nur weil Sie anderswo frische Farbe haben. Mieten Sie eine Reinigungsfirma nach dem Umzug, um alles neu zu halten, nachdem alle Ihre Artikel verschwunden sind.

Bestätigen Sie die Laderampe / den Aufzug am neuen Standort

Wenn Ihr neues Gebäude über eine Laderampe oder einen Lastenaufzug verfügt, müssen Sie möglicherweise einen Hausverwalter oder den Gebäudemanager anrufen, um diese für Ihren Umzugstag zu reservieren. Der exklusive Zugang zum einzigen Aufzug eines Gebäudes am Umzugstag sorgt für ein stressfreies Bewegungserlebnis.

Artikel im Gemeinschaftsbereich verpacken und etikettieren

Wenn Sie ein großes Büro haben, können Sie Gemeinschaftsräume voller Dekor und anderer Witze haben, die für Ihre täglichen Aktivitäten nicht wesentlich sind. Packen Sie Bücher ein, die für den täglichen Betrieb des Büros nicht unbedingt erforderlich sind. Packen Sie diese Bereiche ein und beschriften Sie ihre Kartons mit Einzelheiten darüber, was sich in der Karton befindet und wohin sie in dem neuen Raum gehen.

Aktualisieren Sie die Adresslisten des Unternehmens

Sie benötigen mehrere Stellen, um Ihre Adresse zu aktualisieren und eine Benachrichtigung an die Post zu senden. Einige dieser Adressänderungen umfassen:

Banken und Finanzinstitute

Unternehmenswebseite

Social Media Profil

Branchen- und Branchenverzeichnislisten

Lieferanten / Partner / Dienstleistungen / Mitgliedschaften

Besorgen Sie sich Zugriffsmaterial für Neuinstallationen

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Schlüssel oder PINs festgelegt haben, damit jeder, der Zugang zum neuen Gebäude benötigt, am Umzugstag darauf zugreifen kann.

Alle Möbel und Bürogeräte sind gekennzeichnet und gekennzeichnet

Wenn Sie ein kleines Büro oder einen Geschäftsraum haben, können Sie Ihre Büromöbel und -ausrüstung näher am Datum Ihres Umzugs kennzeichnen. Stellen Sie sicher, dass alle Etiketten oder Tags ihre Position im neuen Bereich oder einen Verweis auf den Hauptgrundriss enthalten.

Eine Woche vor Ihrem Umzug

Sichern Sie alle Unternehmensdokumente und -daten

Stellen Sie in Abstimmung mit Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem IT-Anbieter sicher, dass Sie Ihre IT-Systeme so nah wie möglich an Ihrem Einzugsdatum sichern, wenn während der Einrichtung und des anschließenden Neustarts ein Fehler auftritt.

Stellen Sie Schilder und Anweisungen für Umzugsunternehmen auf

Sie und Ihre Mitarbeiter haben die Angewohnheit, über die Stühle im 3. Stock zu gehen und wissen, dass Sie diese Tür nicht benutzen können, da auf der anderen Seite Schreibtische gestapelt sind. Ihre Mover werden dieses Wissen nicht haben, wenn Sie es ihnen nicht sagen. Helfen Sie ihnen beim Navigieren am aktuellen und neuen Standort mit Anweisungen, Beschriftungen und Beschilderungen.

Verliere nicht die Schlüssel!

Wenn die Schreibtische und Aktenschränke leer sind, stecken Sie die Schlüssel unbedingt darunter, damit Sie sie während des Umzugs nicht verlieren.

Verpacken und beschriften Sie alle Büros

Ihre Mitarbeiter sollten ihre Schreibtische gemäß den Anweisungen, die Sie ihnen geben, beschriften und verpacken lassen. Wenn sie ihre Büromaterialien umziehen, teilen Sie ihnen den letzten Tag zum Packen mit.

Endgültiger Durchgang des neuen Büros

Stellen Sie vor Ihrem Umzugstag sicher, dass Sie das neue Büro noch einmal besuchen. Funktionieren die Lichter? Funktioniert das HLK-System ordnungsgemäß? Haben die Bauunternehmer diesen Chip wie gesagt in der Wand befestigt?

Konsultieren Sie den Umzugstagkalender

Vor dem Umzug sollten Sie beruhigt sein und wissen, dass alles wie geplant verläuft. Gehen Sie Ihren Umzugstagplan durch und stellen Sie sicher, dass nichts durch die Risse gefallen ist.

Ändern Sie Voicemail, um anzuzeigen, dass das Unternehmen umgezogen ist

Für mindestens 6 Monate nach dem Umzug Ihres Unternehmens sollte Ihre Voicemail oder Begrüßung diese Informationen enthalten.

Besorgen Sie sich Oberflächenschutz und bewegliche Abdeckungen

Boxen, die nicht zum Verpacken geeignet sind, können zum Schutz des Bodens verwendet werden. Sie sollten sich jedoch auch mit beweglichen Decken und anderen Oberflächenschutzmitteln eindecken.

Vervollständigen Sie die Verpackung und Kennzeichnung von Büroartikeln + Möbeln

Überprüfen Sie Ihre Büroinventarliste, um sicherzustellen, dass alles in Ihrem Büro für Ihre Umzugsunternehmen korrekt verpackt und gekennzeichnet wurde.

Altes Zugangsmaterial wiederherstellen; Dokument über neue Zugangsdokumente

Als Teil des Zahlungsprozesses Ihres Mitarbeiters sollte einer der letzten Schritte der Austausch von Materialien für den Zugang zu Einrichtungen sein. Bitten Sie die Mitarbeiter am letzten Arbeitstag vor dem Umzug, Schlüssel und Parkausweise zu übergeben, um neue zu erhalten

Was tun am Umzugstag?

Helfen Sie Ihren professionellen Büroumzügen

Stellen Sie am Umzugstag sicher, dass Ihre Fahrer wissen, wo sie ihren LKW parken müssen, wie sie auf die Laderampe zugreifen können und wo sich die Aufzüge befinden.

Richten Sie Ihr neues Büro ein

Sobald alle Möbel und Kisten an Ihren neuen Standort verschoben wurden, richten Sie Ihr neues Büro ein und starten Sie die Computersysteme neu. Schließen Sie Ihre Internet- und Telefondienste wieder an und rufen Sie bei Problemen die Versorger an. Wenden Sie sich mit Ihren Umzugsunternehmen, Innenarchitekten und dem IT-Team an Ihren Grundriss, um sicherzustellen, dass alles an seinem Platz ist.

Old Desktop Final Walkthrough

Wenn alle glauben, dass alles auf den fahrenden LKW geladen wurde, führen Sie eine letzte Überprüfung durch, um sicherzugehen. Überprüfen Sie Flure, Büros, Schränke und Aufzüge auf eventuelle Rückstände oder Schäden, die während des Umzugs aufgetreten sind.

Überprüfen Sie beschädigte Möbel oder Gegenstände

Stellen Sie sicher, dass Ihre Umzugsunternehmen alle Ihre Gegenstände unbeschädigt transportiert haben, bevor Sie Ihren Umzug unterschreiben, falls Sie einen Anspruch bearbeiten müssen.

Testen Sie alle Computer, Maschinen und Geräte

Schließen Sie so schnell wie möglich alles an und testen Sie alle Ihre technischen Geräte, Computer, Telefone, Drucker und andere Bürogeräte. Beginnen Sie mit der Fehlerbehebung und Behebung von Konnektivitäts- oder Netzwerkproblemen.

Nach dem Umzug Ihres Büros

Bestätigen Sie die Beendigung des alten Mietvertrags erneut

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Mietvertrag mit Ihrem alten Standort effektiv gekündigt haben. Haben Sie alle Ihre Verpflichtungen erfüllt? Wurden Zugangsmaterialien wie Schlüssel oder Parkausweise zurückgegeben? Wurde das Büro nach dem Umzug gereinigt?

Komplettes Auspacken des Büros

Einige Ihrer Artikel wurden möglicherweise in Kartons oder Kisten Ihrer Umzugsfirma verpackt. Legen Sie einen Bereich für weggeworfene Materialien und einen Bereich zum Sammeln leerer Kisten fest. Warten Sie eine Stunde, bis leere Kisten abgeholt sind.